2023年9月7日

当社バックオフィスのDXも進んでいます

みなさんこんにちは管理部の田中といいます。
9月になったとはいえまだまだ夏を思わせる暑い日が続きますね。

ソフトコムDXの記事でも当社が提供しているDXサービスを紹介していますが、もちろん社内でも積極的に活用して業務効率化を進めています。

今回は当社バックオフィスでのDXの取り組みを当社サービス含めいくつか紹介したいと思います。

ビジネスチャットツールの導入

　現場を支援するバックオフィスでは、社内のさまざまなグループ単位に情報を発信したり、特定の人だけに情報を届けることがよくあると思います。以前はその社内コミュニケーションツールとして当社ではメール(Outlook)をつかっていましたが、アドレスの設定やビジネスマナーを意識した文面を考えたりとメール1件送るにも時間が掛かり非効率さを感じていました。そこで導入したのがビジネスチャットツールのSlackです。

　Slackはメールよりも気軽に会話ができ、またプロジェクトやチームごとにグループチャットを作ることができるほか、個人に対してダイレクトメッセージを送ることもできます。正社員・アルバイト社員・派遣スタッフなどの雇用形態や、経理・法務・労務など各業務にグループ(チャンネル)分けして情報を発信できます。また、チャンネルをつくっておけば、メールを送るときのように都度アドレスを入れる必要もないので業務の効率化にも繋がり、また誤送信を防げます。スタンプでのリアクション機能もあり軽快なコミュニケーションが可能です。

クラウド型勤怠管理システムの導入

　以前は紙の出勤簿で勤怠管理をしていたので、給与計算をする際には給与計算表に勤怠時間を手で入力していました。時間が掛かり効率が悪いのはもちろん、ミスをする可能性もあるので再三チェックを繰り返していました。この非効率さを解消するために、当社ではクラウド型勤怠管理システムの「ジョブカン」を導入しました。

　ジョブカンから必要なデータだけをCSVでダウンロードして、それを基に給与計算表をつくっています。ここで活躍するのが、当社が提供するRPA「WinActor」です。ジョブカンからダウンロードしたCSVデータを基に、「WinActor」でエクセルの給与計算表を自動作成しています。このCSVデータと給与計算表を「WinActor」で連携させることで、給与計算表を作成するまでの手作業がなくなり、月末の忙しい時期の作業効率を大幅にアップする事ができました。

RPAの事例は、こちらの記事でも紹介しています。
【事例紹介】アルバイト社員の給与計算
URL：https://softcom.jp/1299/

「電子帳簿保存法」への対応

　来年1月からの義務化に向けて、当社では管理方法や業務フローの見直しを進めています。ここでは帳票内の情報を効率よくテキストデータ化するために、当社が提供するAI-OCR「DX Suite」をつかって帳票の保存と管理をしています。

　「DX Suite」つかうことで、保存要件の必須項目である「取引日」「取引金額」「取引先」を帳票の中からAIが自動で読み取ってくれるので、手入力によるミスや工数を削減できます。
　また、ここでも「WinActor」と連携することで、テキストデータ化するまでの手作業が軽減できるので、このルーティン業務を効率化することができます。