仕事が忙しくて時間がない！新しい解決方法を紹介

仕事が忙しい人によくある悩み？

「業務量が増えて新しいことをやる時間がない」
「日々の業務に追われて見直し・改善に手を付けられない」

日々処理しなければいけない業務が増えると、新しい試みや業務の改善に時間をかける余裕がなくなってしまいがちですよね。
しかし、変化・進化のスピードの早くなっている昨今、このままではいけない！という危機感をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
新しいことへのチャレンジや業務の改善は大事な課題だと思います。 では、どうすればそのための時間を作ることができるのでしょうか？

いくつか思いつく方法をあげてみましょう。

• 気合い！で頑張る
• 人員を増やして一人あたりの業務時間を減らす
• アウトソーシングする
• 業務効率化のコンサルタントに相談する

気合い！で頑張る

シンプルな答えですが、これでは解決策にならないでしょう。
どれだけ気合いを入れても作業にかかる時間の短縮には限界があります。
さらに「働き方改革」の一環として、残業抑制が社会の流れとなりつつあり、残業に頼らない効率的な業務を行うことが理想となっています。

人員を増やして一人あたりの業務時間を減らす

【解決度：△　費用：×】

人員を増やせば解決はしますが、簡単にできるものでしょうか…？
事業全体の計画が検討要素に含まれるため、現場の声だけで求めることは難しいようです。
また、業界によっては人材不足で採用に難航しているケースもあるでしょう。
同一労働同一賃金制度によりアルバイトや派遣社員にかかる人件費も上がることが予想されるため、人員増強ではなく業務効率化の方向性が求められるのではないでしょうか。

アウトソーシングする

【解決度：○　費用：△】

人員増のハードルが高くなる昨今、コア業務以外の業務をアウトソーシングする企業も多くなっています。
従来のアウトソーシングでは人手不足を補うための単純な定形業務の外部委託でしたが、専門性の高い業務であったり、設計から委託するBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）により、人手不足の解消だけではなく、生産性アップや、コスト削減なども目的とされることが多いようです。

外部委託することでコア業務に集中することができますが、もちろん外部委託のコストが発生します。
小規模な業務、年に数回しかない業務などはコストが上がってしまうケースもあるため、しっかりとした事前計画が必須です。
以前は人件費の安い東南アジアへのアウトソーシングが注目されていましたが、急速な経済発展で人件費が高騰し、業務内容によっては日本とあまり変わらないコストになってしまいました。
外部に委託することによる情報漏洩リスクも避けられないため、機密情報を扱う業務の場合、社内規定によってNGとなるケースもあるでしょう。
また、外部に委託するという性質上、社内にノウハウがなくなる恐れもあります。自社担当者がいなくなると自社でわかる人がいない、といった事態にもなりかねません。

業務効率化のコンサルタントに相談する

【解決度：△　費用：△】

アウトソーシングのデメリットになる、ノウハウが蓄積できない点や、セキュリティの問題をクリアできない場合は、業務改善のコンサルタントを依頼するという方法もあります。

コンサルタントに依頼すると、

• 業務を可視化
• 問題箇所を特定
• 原因を追求
• 改善案作成
• 実施し効果を測定

という流れで進めていくことが一般的です。

非効率的で無駄に時間がかかっているプロセスがあれば、その調査と改善案を依頼することで、業務効率化を図る方法もあります。
コンサルティング会社は数多くありますが、自社業界を熟知しているか、信頼できるコンサル担当者とタッグを組んで円滑に進められるかが成否の鍵になるでしょう。
コンサルタントに相談して改善案が出てきたとしても、実施するのは社内のため、業務改善から効果測定を繰り返すなどで改善中は現場の負担が増えるケースもあります。

以上の解決方法にはそれぞれメリット・デメリットがあり、BPOや業務改善コンサルティングを利用するには、ある程度の規模感でプロジェクトを立ち上げて実施していく例が多いようです。
一方で、定型的なオフィス業務であればアウトソーシングが適しているようですが、コスト面で見合わなかったり、外部に業務を出すことのリスクも存在します。

• 細かいオフィス業務がいくつもある
• 1つの業務ではアウトソーシングするほどの量がない
• 利益の多い業務ではないのでコストをかけられない
• 機密データを扱う業務のため対応する人が限られる

上記のような条件に当てはまる場合はRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の利用がおすすめです。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）

【解決度：◎　費用：○】

人がPCで操作する定型的な業務をロボットが代行し自動化することです。
業務ルール・手順が明確で、人の思考による判断が不要であれば、ほとんどの業務をRPAで行うことができます。
また、ロボットのため作業ミスが発生する確率が低く、動作させるPCやネットワークにセキュリティをかけておけば機密データの扱いも低リスクです。
システム開発と比較して導入のコストやハードルが低く、手軽に導入できることも大きなメリットです。 「時間ばかりかかって面倒なノンコア業務」こそ、RPAに任せるには最適なのです。

RPAを導入するにはどうすればいい？

RPAには様々なツールが存在しているため、どのツールを使うかを決める必要があります。汎用性の高いものから、特定の業務や業種に特化したもの、高度な機能を備えているものや、操作性がわかりやすいものなど、選ぶ基準によって最適なツールは異なります。
日本国内では国産ツールであるWinActorが有名で、多くの国内企業で採用されています。
PC1台から始められ、操作方法も簡単でありながら、Windowsベースの操作で汎用性が高く、様々な業務を自動化することができます。

手軽に導入できるとはいえ自動化の設計には多少なりともRPAツールの学習時間が必要になりますが、RPA導入支援サービスを利用すると、自動化に適した業務の判定や、トラブルリストを抑えた効率的な設計できます。
導入支援サービスを利用するなら相談から実際の運用まで丁寧にサポートする会社を選ぶとスムーズにRPAの導入ができます。