皆さん、こんにちは。ソフトコムRPA担当の岡野です。

今回はタイムリーな話題、
電子帳簿保存法（以下「電帳法」）改正における業務効率化をご紹介したいと思います。

電帳法改正について

皆さんは電帳法の改正についてご存知でしょうか？
電帳法とは請求書や領収書などの帳票を紙ではなく電子データで保存できる法律です。

これは以前からあった法律ですが、2022年1月からの法改正で、
「電子データとして受け取った書類は、電子データで保存すること」
が義務化されました。

つまり、メール・PDFなどで受け取った請求書などの書類を、
印刷して保管することができなくなったのです。

この改正について周知が進まず、対応が間に合わないとの声も多かったことから、
2023年いっぱいの猶予期間が設けられています。

電子データの保存で必要になること

電子データの保存には大きくわけて2つの要件があります。

○真実性の確保

保存されたデータが改ざんされていないことを証明できるようにする必要があります。

具体的な方法としては、

　・データにタイムスタンプを付与する

　・データの訂正・削除を不可にする、または履歴を残す

などが挙げられます。

どちらにしても、何らかのシステムを利用することになるかと思います。

タイムスタンプの付与だけを行うシンプルなものから、
文書管理や会計ソフトとの連動まで可能な高機能なシステムもあるので、
どのようなものが自社に合うか検討してみてください。

電帳法に対応したJIIMA認証されたシステムを利用すると確実で安心です。

○可視性の確保

保存したデータをすぐに探し出せるように、
「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの項目で検索できる必要があります。

具体的な方法としては、

　・文書管理ツールや会計ソフトなど検索機能があるシステムで管理する

　・エクセルで索引を作成して管理する

　・ファイル名に「取引年月日」「取引金額」「取引先」を入れて管理する

があります。

検索可能な文書管理システムを利用するのがベストかと思いますが、
コストをかけたくない場合は、ファイル名での管理がシンプルでハードルが低いですね。

電子データ保存を自動化して効率化

新たなシステム導入や、電帳法に適応した業務フローを設けると、
今までなかった面倒な作業が増えてしまう…とお悩みではないでしょうか。

電帳法対応で新たに必要になる作業は、必ずしも人が対応する必要はありません。
DXツールの「RPA」と「AI-OCR」を組み合わせることで、
システムへの登録やデータ管理のための作業を自動化することが可能です！

○システムへの登録を自動化

文書管理システムを利用する場合、帳票データを登録する際に、
「取引年月日」「取引金額」「取引先」を手入力しなくてはなりません。

この手間のかかる作業をRPA+AI-OCRで自動化できます。

所定の場所に格納された帳票データをAI-OCRで読み取り、
「取引年月日」「取引金額」「取引先」の入力も含めて、システムへの登録を自動化することができます。

○データのファイル名変更を自動化

ファイル名に「取引年月日」「取引金額」「取引先」を入れる作業は地味に手間がかかり、
数が多いと業務負担も大きくなってしまいます。

このような作業もRPA+AI-OCRを使うことで、自動化できます。

帳票データをAI-OCRで読み取って、
「取引年月日」「取引金額」「取引先」を含めたファイル名にリネーム。

取引先や月毎にフォルダ分けして格納するところまで、自動で実行できます。

もしエクセルで索引を作成する必要があれば、そこへ自動で記入することも可能です。

電帳法対応を効率化する味方！

RPAとAI-OCRを組み合わせれば、
書類の読み取りから、システムへの入力、ファイル管理まで、
幅広く業務を自動化して、手作業による負担を減らすことができます。

今回の電帳法改正はDXへの大きな一歩になるでしょう。
義務化された電子データに限らず、紙の帳票も含めて全体的に電子保存する仕組みを作ることも、ぜひ視野に入れてみてください。

手間になるところはRPAやAI-OCRを活用して、電子データで保存することのメリットを活かしましょう！

RPA+AI-OCRによる効率化のご相談を承ります。

電帳法にかぎらず、紙の書類に係わる業務や、PC上で完結する定形業務など、
幅広く業務効率化のお手伝いをしておりますので、お気軽にご相談ください。

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