「FAXの注文書を手で打ち込むのが大変」
「電話でのやり取りに時間がかかってしまう」
「入力ミスで取引先に迷惑をかけてしまった」

こんな経験、みなさんの職場にもありませんか？
受発注業務は、企業活動を支える大切なプロセスですが、現場ではまだまだアナログなやり方が残っています。
その結果、担当者の負担が増えたり、取引先との信頼関係に影響してしまったりすることも…。

そこで注目されているのが 「受発注のデジタル化」 です！
ただ便利になるだけではなく、スピード・正確さ・業務定型化の面でも大きな効果が期待できます。

3つのデジタル化アプローチ

1. Web受発注システム

一番わかりやすいのは「取引先がWebから直接注文できる仕組み」を使うことです。

たとえば Bカート のようなBtoB向けクラウド型システムなら、自社専用の注文サイトを用意でき、取引先ごとに価格を変えたり、在庫を見せたりできます。

従来のFAXや電話のやり取りがなくなり、注文はすべてWeb上で完結。担当者も「確認・入力の手間」から解放されます。

ポイント

  • 注文内容がデジタル化されているので処理が早い
  • 取引先も在庫や納期を必要なタイミングで確認できて便利

ただし、相手にWeb利用をお願いする必要があり、定着には時間がかかることも。

2. EDI（電子データ交換）

次は EDIです。システム同士を直接つないで、注文データをやり取りする方法です。
最近はクラウド型 EDI なども登場して、以前のように大がかりな設備投資なしで始められます。

ポイント

  • 人が打ち込む必要がないので、スピードも正確さもアップ
  • リードタイムが短くなり、トラブルも減る

取引先もEDIを利用していることが前提になり「相手次第」の面があるのも事実です。
また、基幹システムとの連携にはシステム側の改修が必要になります。

3. AI-OCR × RPA

「FAXの注文書をやめることができない…」という企業も多いのではないでしょうか。
そんな場合に頼りになるのが AI-OCRとRPAの組み合わせ です。

  • AI-OCR がFAXや紙の注文書を読み取ってデータ化
  • RPA がそのデータをシステムに自動で入力

これで、人が半日かけていた入力作業が、ものの1時間ほどで完了！
しかも、入力・転記ミスがなくなるので、クレーム減少や信頼性アップにもつながります。

ポイント

  • 取引先の発注スタイルを変える必要がない
  • 導入してすぐに効果を感じやすい

準備段階で帳票のフォーマット整備や読み取りの設定には工夫が必要です。

デジタル化で得られる効果

どの方法でも、共通してこんなメリットがあります。

  • スピードアップ：受注から出荷までの流れが早くなる
  • 正確性の向上：入力ミスや読み間違いが減る
  • 業務効率化：担当者は単純作業から解放され、営業や商品企画に集中できる
  • データ活用：デジタル化により需要や取引環境の変化に強くなる

つまり「ただ楽になる」だけでなく、会社全体の競争力アップにつながります。

どうやって始めればいい？

  • まずは小さく始める
    いきなり全部を変える必要はありません。たとえば「FAX注文だけAI-OCRでデータ化する」といった一歩から始めるのがおすすめです。

  • 取引先の状況を確認する
    WebやEDIは相手の協力が前提。自社だけで完結できる部分と分けて考えましょう。

  • 複数を組み合わせる
    Web、EDI、AI-OCR×RPAはどれか一つではなく、取引先や業務内容に合わせて組み合わせるのが現実的です。

まとめ

受発注のデジタル化には、

  • Web受発注システム
  • EDI
  • AI-OCR×RPA

という3つの方法があります。

「これが正解！」というものはなく、自社や取引先の状況に合わせて選び、段階的に進めていくのが成功のポイントです。

特にFAXや紙が多く残っている現場では、AI-OCR×RPAが最初の一歩として効果的。
そこから徐々にWeb受注やEDIと組み合わせていけば、業務全体を大きく変えることができます。

小さな一歩の積み重ねが、企業の成長につながる大きな武器になるでしょう。
受発注のデジタル化は、その第一歩です。

はた楽DXでは受発注のデジタル化をご支援しています！

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