こんにちは。 ソフトコムの山田です。 前回の続きです。

準備編ではポータルサイトを作り始める前に、何を考えていたかということを書きました。 今回は実際に手を動かし始めてからのことを書きます。

ツール選定

ポータルサイトをつくるにあたって、参考にしたのはGitLabハンドブックでした。 ただ、社内で使っていく上では、もっと簡単に直観的に扱えるツールで作られている必要がありました。

結果として、Notionを使って構築することに決めました。 理由は、情報が共有しやすいこと、データ形式の自由度が高く汎用性があること、操作が簡単なこと、見た目がシンプルですっきりしていることの4つです。 ただし、これらの利点はデメリットと表裏一体であって、必ずしもNotionが非の打ち所がないサービスだとは思いませんでした。 たとえば、情報の共有のしやすさはクラウドベースの特性によるものですが、ローカルでの扱いは苦手です。例えばこの点はObsidianのようなサービスに利があるでしょう。 それから、データ形式の自由度が高い点は裏を返せば入力形式のばらつきに繋がるので、チーム内でのルールの共有が課題です。 また、Notion自体の動作の重さや、データが書き換えられやすい、ブラウザショートカットをラップしてしまう、スマホでの使い勝手など気になる点がないわけではないです。

しかし、誰でも簡単に素早くドキュメントが書けて、データが追加できて、リアルタイムで共有できるという点においては便利なツールだと思い、採用しました。

ページとデータベースの設計

次に、Notionにどのようなページとデータベースを作っていくかという話になります。 ここは弊社の業務内容や組織形態と密にリンクする部分です。 あらためて、ポータルサイトの目的は次の3つでした。

1.会社の仕事のやり方に関する標準化 2.全員にオープンな透明性を持った情報の可視化 3.社内規定の掲載

そこで、1と3についてはドキュメントの形でページを作成、2についてはストック情報の範囲でデータベース化することにしました。 ストック情報の範囲というのは、Notionでフロー情報をやりとりすることが難しいので、そこは切り出してSlackなど別ツールに役割を持たせようと考えたためです。 つまり、Notionには現段階で確定している情報が載っているという形です。 だからそれを見れば誰でも今の状況が分かるという情報の透明性に繋げる目的でした。

社内規則をページにまとめて置いています。

ページ作成

ドキュメント類はまず大きく4つのグループに分けました。

  • 経営方針 – 役員からのメッセージ
  • 社内規定 – 会社のルールであり守らないといけないもの
  • 業務標準 – 守ったほうがよいと考えている行動理念
  • 業務マニュアル – ツールの使い方などの説明書

特に規定と標準を分けておくことは大事だと思います。

規定はトップダウンで決められたルールで、この会社で働く以上守る義務がありますが、標準はよりよいやり方が見つかれば積極的に改善されることが期待されるからです。

また、標準とマニュアルも異なります。マニュアルはあくまで使い方の説明であり、どう使うべきかという標準とは別の層にあるからです。

データベース作成

データベース類は透明化された方がよいと思う情報を次のようにカテゴリ分けして作りました。

  • 社員
  • クライアント
  • プロジェクト

Notionではこのデータベースのひとつひとつのレコードに複数のプロパティを持つことができます。たとえば、社員のレコードにはステータスや戻り時間などの情報を持たせています。

また、それぞれのレコードはページとして作成されるので、レコードの中に色々な情報を書き込むことができます。

問題はプロパティとして何を登録しておくか、ページの中になにを書き込むかの設計で、自由度が高い分難しい課題です。

あまりに多すぎると登録が大変ですし、少なすぎると必要な情報を蓄積していくことができません。

社内に意見を聞きながら、できるだけ少ない入力で済むような形から始めていくことにしました。

まとめ

こうしてざっくりと形ができましたが、ここから次の2点の課題がありました。

  • コンテンツの充実
  • みんなに使ってもらう

この時点ではまだ最小限の機能しかなく、実際のデータも溜まっていない状態です。 やっとスタートラインに立った段階です。 その後の運用についてはまた機会があれば書こうと思います。